Kernanwendungen strategisch ablösen: Der Leitfaden zur erfolgreichen Migration

Was Software-Portfolio-Reviews antreibt

Softwarekosten werden von 68 % der CIOs als eine der größten Herausforderungen eingestuft. Neben der Suche nach Kosteneinsparungspotentialen bei steigenden Lizenz- und Wartungskosten einzelner Produkte sind auch Performance-Probleme von veralteten Legacy-Systemen Gründe zur Überprüfung des Software-Portfolios. Auch der Trend zur Cloud-Nutzung bietet neue Möglichkeiten für Skalierbarkeit und Innovation. Zusätzlich zwingen strategische Veränderungen wie Fusionen, neue Compliance-Anforderungen, kritische Abhängigkeiten oder digitale Transformationsinitiativen zu einer grundlegenden Neuausrichtung des Software-Portfolios.

Was macht Software zu einem Wechsel-Kandidaten?

Verschiedene Gründe können eine Anwendung zum Wechsel-Kandidaten machen, die wichtigsten im Überblick:

Aufgrund der Migrationsaufwände und -komplexität sind Sourcing-Entscheidungen v. a. bei Kernanwendungen oft strategisch und werden mittel- bis langfristig betrachtet. Eine fundierte Entscheidungsgrundlage ist daher von großer Bedeutung. Eine entsprechende Vorstudie könnte in folgenden Phasen erfolgen:

Phase 0: Anforderungserhebung

• Ziel: Identifikation von technischen, funktionalen und unternehmerischen Anforderungen
• Methode: Anwender-Workshops zur Identifikation welche Funktionen Ihre Mitarbeitenden wirklich benötigen
• Ergebnis: Anforderungsliste als Grundlage für die Anbieterbewertung

Phase 1: Marktanalyse

• Ziel: Überblick über Marktführer und Nischenlösungen
• Methode: Marktanalyse, um zu ermitteln, welche Anbieter Ihre Anforderungen potenziell erfüllen (z. B. ausgehend von Gartner Reports)
• Ergebnis: Longlist mit potenziellen Anbietern

Phase 2: Request for Information (RFI)

• Ziel: Detaillierter Anforderungsabgleich
• Methode: Detailinformationen, Erfüllung der Anforderungen aus Phase 0 und eine Kostenprognose wird bei den potenziellen Anbietern angefragt und ausgewertet
• Ergebnis: Shortlist von qualifizierten Anbietern 

Phase 3: Proof of Concept (PoC)

• Ziel: Validierung der Produkte der Shortlist Anbieter
• Methode: Pilotimplementierung in einer möglichst realitätsnahen Umgebung, um zu validieren, ob die Anforderungen wie im RFI beschrieben wirklich hinreichend erfüllt werden
• Ergebnis: Finale Anbieterauswahl 

Bei der Bewertung der Anbieter sollte der Fokus auf das Zielbild gesetzt werden. Oft wird ein Nachbau der aktuellen Lösung gemäß der Frage „Kann ich mit der neuen Lösung meine Use Cases aus der alten Lösung umsetzten?“ geprüft. Stattdessen sollte man die Chance nutzen, um ganzheitlich zu evaluieren, wie die angefragte Funktion zukünftig erbracht werden kann. So kann z. B. die Migration einer Kernanwendung als Booster für mehr Standardisierung genutzt werden und die neue Umsetzung vereinfacht die Nutzung und den Betrieb. Für die finale Entscheidung für oder gegen einen neuen Anbieter ist eine vollständige Kostenbewertung essenziell.

Komplexität

Viele Projekte scheitern an unvollständiger Analyse der Systemabhängigkeiten. Abweichungen vom Standard und hohe Individualisierung erschweren eine Migration. Aufgrund der hohen Integrationstiefe ist insbesondere bei Kernanwendungen eine gründliche Vorbereitung unverzichtbar.

Mangelndes Change-Management

Technische Migration ohne Berücksichtigung der Anwenderakzeptanz führt zu Widerständen und Effizienzverlusten. Wenn eine zentrale Kernanwendung ersetzt wird, müssen die Anwender befähigt sein, die neue Lösung zu nutzen. Andernfalls droht eine ungewollte Fragmentierung Ihrer IT-Landschaft mit dezentralen Ersatz-Lösungen für einzelne Use-Cases.

Unzureichende Risikominimierung

Eine Migration ist immer mit Risiken verbunden. Diese können durch eine gründliche Vorstudie minimiert werden, da Sie die neuen Produkte dort bestmöglich evaluieren können. Allerdings können Akzeptanz- und Operative Risiken nie vollständig ausgeschlossen werden, weshalb Rollback-Strategien und Parallelbetrieb während der Transformationsphase sinnvolle Mitigationsmaßnahmen darstellen.

Die Ablösung von Kernanwendungen ist oft aufwändig und komplex – trotzdem kann es sich finanziell, strategisch und technisch lohnen, diesen Schritt zu gehen. Durch eine Analyse Ihrer IT-Portfolios schaffen Sie Klarheit über Ihre Schwachstellen und können diese in Wettbewerbsvorteile umwandeln.