Order2Cash

Der Prozess „Order2Cash“ verbindet die wichtigsten Stationen der Wertschöpfung im Unternehmen, indem er alle Abläufe vom Aufbau der Kundenbeziehung über Bestellung und Lieferung bis zur Abrechnung sowie die anschließende Forderungsbetreuung umfasst. Funktionierende Abläufe entlang dieses Prozesses und eine enge Verzahnung der ineinandergreifenden Teilprozesse sind daher aus Betriebssicht unverzichtbar für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb.

Bedingt durch die große Spannweite des Prozesses gibt es im Unternehmen viele Akteure mit teilweise gegenläufigen Interessen. Zu nennen sind beispielsweise:

Vertrieb: Hier liegt die Verantwortung für die Kundenbeziehung und die Geschäftsanbahnung. Somit gilt das Interesse einer schnellen und unkomplizierten Beauftragung und Bestellung. Gleichzeitig muss sichergestellt sein, dass alle Folgeaktivitäten sich klar und einfach auf Beauftragung und Bestellung zurückverfolgen lassen.

Recht und Compliance: Zuständig für die Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingung liegt das Hauptaugenmerk in diesem Kontext auf der revisionssicheren Dokumentation von Bestellungen und insbesondere vertraglichen Grundlagen. Ein eindeutiger Vertragsbezug jeder Bestellung ist unerlässlich.

Produktion: Hier werden Wünsche des Kunden in Produkte und Lieferungen umgesetzt. Kernanforderung an den Order2Cash-Prozess ist folglich eine möglichst weit reichende Automatisierung der Prozessschritte. Nicht zuletzt muss der Prozess alle Arten von Leistungen unterstützen, die das Unternehmen anbietet.

Buchhaltung: Die Zuständigkeit für die interne und externe Rechnungslegung bringt es mit sich, dass hier der Fokus auf der korrekten und zeitnahen Abrechnung von Lieferungen und Leistungen liegt. Darüber hinaus ist die vollumfängliche Nachvollziehbarkeit aller Abrechnungen unverzichtbar.

Controlling: Die laufende Überwachung von Kosten und Umsätzen erfordert eine passende Zuordnung von Kosten und Umsätzen zu Bestellungen und Kunden. So können Abweichungen schnell entdeckt und durch geeignete Maßnahmen korrigiert werden.

Kunden: Die Berührungspunkte des Kunden mit dem Order2Cash-Prozess liegen im Idealfall am Beginn bei der Bestellung und am Ende des Prozesses, wenn es um die Bezahlung geht. Transparenz durch klare und eindeutige Zuordnung zwischen beiden Enden sorgt dabei für Zufriedenheit und vermeidet überfällige Zahlungen.

Um die genannten Interessen und Anforderungen unter einen Hut zu bringen, gilt es einige zentrale Erfolgsfaktoren zu berücksichtigen:

• Ein harmonisiertes Datenmodell über alle Prozessschritte hinweg ist die Grundvoraussetzung für die notwendige Transparenz. Gleichzeitig sichert es die Nachvollziehbarkeit und schnelle Abhilfe, wenn Fehler im Laufe des Prozesses auftreten.
• Eine möglichst weit reichende horizontale Integration der Teilprozesse und ihrer unterstützenden Systeme schafft die Grundlage für die Reduktion manueller Arbeiten auf ein Minimum. Dies ist die Voraussetzung für schnelle Durchlaufzeiten und eine hohe Qualität der verarbeiteten Daten, indem z.B. Übertragungsfehler durch erneute Eingabe von Daten in späteren Prozessschritten vermieden werden können.
• Ein zeitgemäßes Berichtswesen auf Basis des harmonisierten Datenmodells mit Selbstbedienungsfunktion schafft Transparenz bei allen Beteiligten und hohe Kunden- und Nutzerzufriedenheit.
• Durch das breite Spektrum der beteiligten Akteure ist eine besonders umfangreiche Einbindung aller Betroffenen im Rahmen des Change Managements wichtig. Dies betrifft insbesondere Kommunikation während eines Projekts, aber auch regelmäßige Trainings für alle Nutzergruppen sowie Kapazitäten zur Anwenderunterstützung im laufenden Betrieb.
• Die hohe Kritikalität des Prozesses verbietet riskante Experimente bei der Umsetzung. Eine Qualitätssicherung, die ihren Namen verdient, sorgt für breite Akzeptanz bei den Anwendern und reibungslose Abläufe.

Wir bei Intero Consulting haben seit Jahren viel Erfahrung mit der Optimierung von Prozessen. In Projekten zur Messung oder Optimierung von Prozessen in Ihrem Unternehmen unterstützen wir Sie gern z.B. bei folgenden Aufgaben:

• Analyse bestehender Prozesse und Systeme (z.B. mittels Process Mining)
• Konzeption von Zielprozess und technischer Umsetzung
• Design eines umfassenden und harmonisierten Datenmodells sowie einer Berichtsumgebung
• Definition und Einbindung aller relevanten Akteure ab Bedarfserhebung
• Unterstützung bei Projektleitung und Überwachung aller relevanten Kennzahlen

Dabei profitieren Sie von unserer in zahlreichen Kundenprojekten bewährten Expertise:

• Eingehende Kenntnis von Referenz-Implementierungen
• Langjährige Erfahrung an der Schnittstelle von Fachabteilung und IT
• Einsatz modernster technischer Hilfsmittel, bspw. für Process Mining, Data Analytics etc.
• Bewährte Projektsteuerung im agilen wie klassischen Umfeld
• Umfangreicher Baukasten für ein erfolgreiches Change Management