Digital Workplace: Trends, Herausforderungen und Vorgehen

Der IT-Arbeitsplatz ist in vielen Branchen für beinahe alle Mitarbeitenden eines Unternehmens der Zugang zu ihrer täglichen Arbeit. Umso wichtiger ist es, dass Unternehmen eine moderne Arbeitsumgebung anbieten können – die gleichzeitig zunehmend komplexen technologischen und IT-Sicherheits-bezogenen Anforderungen gerecht wird.
Intero Consulting unterstützt seit Jahren verschiedene Kunden in allen Phasen verschiedener Arbeitsplatzprojekte – im Folgenden sollen die wichtigsten Erkenntnisse, best practices und aktuelle Markttrends dargestellt werden.

Ein IT-Arbeitsplatz ist mit den notwendigen technischen und digitalen Ressourcen ausgestattet, um Aufgaben IT-relevanter Arbeitsabläufe zu erfüllen. Die Hauptkomponenten sind:

1. Hardware: Computer, Speicherlösungen, Peripheriegeräte (u.A. Monitore, Headsets, Tastaturen, Drucker).
2. Software: Betriebssysteme (Windows, macOS, Linux), Anwendungssoftware (u. A. Kerngeschäftsanwendungen, Entwicklungsumgebungen, Office-Programme), Kommunikations-&Kollaborationssoftware (u. A. E-Mail, Video-Konferenzen, Telefonie).
3. Netzwerkzugang: Internetverbindung, Intranet, VPN.
4. Sicherheit: Antivirus- und Antimalware-Software, Firewalls, Verschlüsselung, Zugangskontrollen.
5. Arbeitsumgebung: Ergonomische Büromöbel, gute Beleuchtung und Klimatisierung.
6. Support und Wartung: IT-Support - remote sowie vor Ort-, regelmäßige Updates und Wartung.

Ein gut ausgestatteter Arbeitsplatz steigert die Effizienz und Produktivität über nahezu die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. 

Es kann grundsätzlich verschiedenste Gründe geben, wieso eine Änderung am vorhandenen Arbeitsplatzkonzept notwendig sein kann. Die Corona-Krise hat dazu geführt, dass New-Work-Modelle nicht mehr nur Optionen sind, sondern für viele Mitarbeitende entscheidende Faktoren bei der Auswahl ihres Arbeitgebers sind. Entsprechend zukunftsfähig und flexibel muss auch der IT-Arbeitsplatz sein, was wiederum neue Anforderungen von Workplace-Verantwortlichen in Ihrem Alltag fordert.

Trends wie Work-from-Anywhere, Bring-your-own-device (BYOD), Shared Desk und Homeoffice müssen eine Grundlage geboten werden. Der zunehmende Trend, Software und auch Infrastruktur in die Cloud zu verlagern, verlangt Lösungen neu zu denken. Damit einher geht auch der Trend, dass immer mehr Lösungen gar nicht mehr on-premise angeboten werden, sondern nur noch als Cloud-Lösung zur Verfügung stehen. Schließlich spielen auch ökonomische Gründe eine Rolle– sei es Skalierbarkeit, Near- oder Offshoring oder ein Providerwechsel. Nicht zuletzt sind zunehmend auch Security- & Regulatorik Treiber für den Wandel.

Bei der Gestaltung des IT-Arbeitsplatzes stehen Unternehmen verschiedenste Betriebsmodelle und ihre Abstufungen zur Auswahl. So ist es sowohl möglich, alles im eigenen Rechenzentrum und im Eigenbetrieb zu erbringen, wie auch den Großteil des Arbeitsplatzes als Managed Service zu einem Cloud-basierten Provider mit Offshoring-Lösungen zu nutzen (hier sind je nach Branche die umfangreichen regulatorischen Anforderungen zu beachten). 

Die folgende Tabelle bietet einen Überblick über verschiedene Dimensionen, die zu beachten sind:

Bei der Neugestaltung oder auch nur Modernisierung des IT-Arbeitsplatzes begegnen Verantwortliche regelmäßig umfangreichen und vielfältigen Herausforderungen. Eine Auswahl umfasst etwa folgende Themen:

• Hohe Sichtbarkeit: Arbeitsplatzthemen betreffen im Regelfall einen Großteil der Belegschaft - einschließlich des (Top-) Managements. Eine sichtbare Veränderung, die nicht auf Anhieb klappt, kann die Arbeit aller behindern und führt schnell zu deutlichen Reaktionen.
• Abhängigkeiten: Der IT-Arbeitsplatz ist häufig verwobenen mit einer organisch gewachsenen IT-Infrastruktur und Anwendungslandschaft, die auf langjährigen Schnittstellen basieren. Änderungen können manchmal schwer zu prognostizierende Auswirkungen haben.
• Verantwortlichkeiten und Größe: In einem komplexen Umfeld mit vielen Stakeholdern ist es nicht immer einfach die richtigen Ansprechpersonen zu identifizieren. Entsprechend entstehen komplexe Projekte mit einer Vielzahl an Stakeholdern und noch mehr Interessierten.
• Zusammenarbeit mit Dienstleistern: Insbesondere in Fällen, in denen der Ganze oder Teile des Arbeitsplatzes ausgelagert werden, ist ein komplexes Projektmanagement mit vielen internen Ressourcen und (mindestens) einem Dienstleister erforderlich. Insbesondere wenn ein Dienstleister durch einen anderen abgelöst wird, kann es zu erhöhten Reibungsverlusten kommen
• Ressourcenknappheit: wie in vielen Bereichen der IT sind auch im IT-Arbeitsplatzumfeld häufig Ressourcen sehr gut mit ihren jeweiligen Linientätigkeiten ausgelastet. Zusatzbelastungen durch große Change-Projekte sind also nicht immer ein willkommenes Thema.

Durch langjährige Projekterfahrung in verschiedensten Workplace-Projekten können wir unsere Kunden ganzheitlich unterstützen. End-to-end Projekte im Arbeitsplatzbereich gliedern sich häufig in vier (drei) Phasen:

• Konzeptionierung:
  Zunächst wird untersucht, welche Änderungen durchgeführt werden sollen, wie deren Realisierbarkeit ist und was es kosten wird. 
  Intero Consulting unterstützt hier neben der ganzheitlichen Projektsteuerung (lesen Sie hierzu mehr in unserem Blogartikel) etwa auch bei der Erstellung von Business Cases. Außerdem erfordern derartige Vorhaben den umfangreichen Einbezug verschiedener Stakeholder, von technischen Fachverantwortlichen bis hin zum (Top-)Management. Durch langjährige Erfahrung in vergleichbaren Projekten, hilft Intero Consulting frühzeitig Abhängigkeiten und Risiken zu identifizieren und Mitigationsmöglichkeiten zu finden.
• Ausschreibung:
  Insbesondere wenn es um die Auslagerung von signifikanten Teilen oder sogar des ganzen Workplaces geht, ist häufig eine Ausschreibung notwendig. Mit der Erfahrung aus unserem Competence Center Einkauf können wir sowohl bei der Erstellung von Unterlagen als auch bei der Lieferantenauswahl kompetent unterstützten (lesen Sie hierzu unseren Blogartikel zum IT-Outsouring).
• Implementierung:
  Egal ob nach einer Ausschreibung oder direkt nach der Konzeption – Änderungen müssen auch umgesetzt werden. Gerade im regulierten Umfeld wie bei Banken und Versicherungen hilft umfangreiche Branchenerfahrungen, eventuelle (regulatorische) Fallstricke zu erkennen und rechtzeitig anzugehen. Mit der inhaltlichen Erfahrung aus unseren unterschiedlichen Competence Centern können wir auch bei der Implementierung neuer Verrechnungslogiken unterstützen, wie auch die Transformation durch Change Management und agile Methoden unterstützen. Selbstverständlich nutzen wir dabei auch alle gängigen (Kunden-) Tools wie etwa Jira.
• Übergabe in die Linie: 
  Nach der Projektphase folgt die Produktivname und die Übergabe in die Linie. Hier ist es entscheidend, die Änderungen sauber zu dokumentieren und die neuen inhaltlichen verantwortlichen zu enablen, sodass die Implementierung auch zum gewünschten Ergebnis führt.