Erfolgreiches Projektmanagement erfordert eine ausgewogene Integration verschiedener Methoden und die Berücksichtigung individueller Bedürfnisse. Nachfolgend unsere sechs zentralen Erfolgsfaktoren:
1. Einsatz hybrider Projektmanagement-Methoden
In großen Projekten kombinieren wir klassische (z.B.: IPMA, PRINCE2) und agile Projektmanagementansätze (z.B.: SCRUM), um eine optimale Balance zwischen Komplexität und Lieferverpflichtungen zu gewährleisten. Insbesondere agile Methoden wie Sprints helfen dabei die Komplexität für einzelne Mitarbeitende zu reduzieren und damit kleinteiligere Arbeitsschritte zu definieren. Phasen- und meilensteingetriebenes Vorgehen aus dem klassischen Projektmanagement sind auf Managementebene zur Einhaltung von oftmals kontrahierten Lieferverpflichtungen jedoch unumgänglich.
2. Optimale Balance aus Standards und maßgeschneiderten Lösungen
Jeder Kunde und jede Transformation sind individuell. Unsere Projekte werden selten dogmatisch nach den gängigen Projektmanagement-Standards gesteuert. Die Standards nutzen wir vielmehr als Rahmen, um auf diesen, sowie unternehmensinternen Prozessen, Standards und Tools einen passenden Fahrplan für die betroffene Organisation zu definieren. Intero Consulting unterstützt basierend auf unserer Erfahrung, die optimale Balance zwischen Standard- und maßgeschneiderten Lösungen zu finden. Unser Ziel ist dabei möglichst pragmatische und schlanke Lösungen zu entwickeln, um den organisatorischen Zusatzaufwand für die Beteiligten möglichst gering zu halten.
3. Frühzeitiges Ressourcenmanagement und Einbezug des Top-Managements
Eine frühzeitige Anfrage von internen und externen Ressourcen (unter Involvierung der Führungskräfte) sollte bereits vor Projektstart erfolgen. Dabei sind Schlüsselressourcen gezielt zu analysieren, um Vertreter zu definieren oder die Auswirkungen auf den Phasen- & Projektplan einplanen zu können. Eine fortlaufende Transparenz zur Verfügbarkeit der Key-Ressourcen und gegebenenfalls eskalierende Maßnahmen sind von Bedeutung.
Es ist wichtig, die internen Linienverantwortlichen bereits in dieser Phase mit in das Projekt einzubeziehen, da ein zu hoher Grad der Auslagerung den Projekterfolg beeinträchtigen kann. Die Priorisierung und damit auch die Unterstützung des Vorhabens sollte von Anfang an mit dem Top-Management abgestimmt und kommuniziert werden.
4. Effektives Stakeholdermanagement durch fortlaufende und transparente Kommunikation
Zu Beginn werden Ziele mit dem Management und Mitarbeitenden festgelegt und über alle Stakeholder hinweg kommuniziert. Während des Projekts sollten Informationen über regelmäßige Berichtsstrukturen und verschiedene Kommunikationskanäle transparent geteilt werden. Neben formalen Strukturen sollten auch Wege für direkte Kommunikation gefördert werden. Vor allem regelmäßige Fortschrittsberichte mit dem Management ermöglichen schnelle Anpassungen, falls erforderlich.
Im Falle von starken Auswirkungen auf Anwendende sollte ein eigenes Change Management Teilprojekt mit dediziert hierfür benannten Verantwortlichen aufgebaut werden. Change Management kann in großen Vorhaben auf Grund der Themenvielfalt nicht „als Beiwerk“ durch die Projektleitung ausgeführt werden.
5. Nur gemeinsam geht es zum Erfolg
Rein virtuelle Meetings schaffen es oft nicht die notwendigen Brücken in der persönlichen Zusammenarbeit zu bauen. Daher ist Teambuilding mit allen Beteiligten in Präsenzterminen über Unternehmensgrenzen hinweg essenziell. Auch bei weit entfernten Standorte sollte eine Regelmäßigkeit für vor Ort Events (Kick-Offs, Feiern zu wesentlichen Meilensteinen, Workshops, etc.) von allen Seiten angestrebt werden. Als externer Dienstleister verstehen wir die Relevanz der persönlichen Beziehung und gehen direkt auf die Betroffenen ein, um sie auf der Reise des Projekts mitzunehmen.
6. Eigenverantwortung fördern
Eigenverantwortliches Arbeiten bedeutet das Projektziel zu verstehen und selbstständig auf die Erreichung dieses Ziels hinzuarbeiten. Hierzu gehört es auch über den Tellerrand hinauszublicken und Entscheidungen selbstständig zu treffen. Eigenverantwortliches Arbeiten kann weiteres Potenzial der Mitarbeitenden entfachen und die Qualität von Arbeitsergebnissen nachhaltig verbessern. Intero Consulting fördert Eigenverantwortung durch klar abgegrenzte und kommunizierte Verantwortungsbereiche aber auch das Schaffen einer vertrauens- & respektvollen Arbeitsatmosphäre.
Das Thema Eigenverantwortung beschreibt auch das „Ausnahmeprinzip“ aus PRINCE2. Das Prinzip unterstützt zusätzlich bei der Delegation von Arbeitspaketen und verhindert das über- oder untersteuern einzelner Projektebenen. Eskalationen oder Eingriffe in die nächstgelegene Projektebene sollten grundsätzlich erst bei Abweichungen zum geplanten Fortschritt erfolgen.
Der nachstehende Fahrplan fasst die Erfolgsschlüssel unseres hybriden Projektmanagementansatzes nochmals zusammen.
