In der heutigen Geschäftswelt ist die Optimierung von Softwarekosten entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die finanzielle Leistungsfähigkeit zu verbessern. Bei einer häufig dreistelligen Anzahl von Software-Produkten keine einfache Aufgabe. Und angesichts einer steigenden Anzahl von Applikationen insbesondere aufgrund des Einsatzes von KI, mobilen Endgeräten, den neuen Möglichkeiten von 5G und der Cloudifizierung ist dieser Ansatz schwieriger denn je umzusetzen.
Mit seinem auch beim Best of Consulting Mittelstand Award 2024 ausgezeichneten Ansatz der systematischen Überprüfung von Softwarekosten konnte Intero Consulting hier deutliche Einsparungen erzielen. Der Ansatz wendet drei Kernhebel an:
- Vertragsprüfung und -erfassung: Alle Verträge der aktiven Anwendungen werden anhand verschiedener Kriterien wie Metrik, Anzahl, Preisstaffelung und Laufzeit überprüft und erfasst. Es wird empfohlen, die gewonnenen Daten in einem Software-Asset-Management-Tool zu erfassen und zu managen, falls dies noch nicht geschehen ist.
- Bedarfsüberprüfung im Unternehmen: Durch Gespräche mit Fachabteilungen und Anwendern wird der tatsächliche Bedarf an Software im Unternehmen geprüft/validiert. Es wird hinterfragt, welche Funktionen der Applikation wirklich benötigt werden und ob die aktuelle Applikation ggf. die Anforderungen übererfüllt.
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Analyse der Ergebnisse: Die Lösungen aus den vorherigen Schritten werden analysiert, um folgende Ziele zu erreichen:
- Steigerung der Bedarfsgerechtigkeit durch den Wechsel von Softwareprodukten.
- Optimalere Nutzung bereits im Unternehmen vorhandener Software, die mehr Möglichkeiten bietet als derzeit ausgeschöpft wird und dadurch andere Software überflüssig macht.
- Dekommissionierung von Applikationen, wenn mehrere Applikationen ähnliche Anwendungen haben.
- Entwicklung einer maßgeschneiderten Strategie für die Softwarekostenoptimierung.
So wird nicht nur das Software-Portfolio selbst damit aufgeräumter, auch die genutzten Lösungen sind dichter am Bedarf ausgerichtet bei gleichzeitiger Kostenreduzierung im deutlich zweistelligen prozentualen Bereich.
Dabei kann das Projekt nicht nur vom Einkauf aus gestartet werden, sondern auch der IT-Bereich selbst oder vom Lizenzmanagement welche bei der Initialisierung ohnehin einbezogen sein sollten.
Für Unternehmen, die nach Möglichkeiten zur Optimierung ihrer Softwarekosten suchen, ist Intero Consulting somit der ideale Partner. Mit unserem Fachwissen und umfassender Projekterfahrung unterstützen wir dabei, Einsparpotenziale zu identifizieren und umzusetzen, um langfristigen Erfolg zu sichern.