Kosteneinsparung und Wertschöpfung im Einkauf

Zu Beginn des Beschaffungsprozesses gilt es, die Anforderungen an zu beschaffende Services oder Produkte möglichst gut zu verstehen. In dieser Phase sollte auch schon eine Vorstellung des angestrebten Vertragskonstrukts und einer taktischen oder strategischen Lieferantenbeziehung entwickelt werden.

Im Gegensatz zum RFQ besteht das Ziel des RFI darin, passende Lieferanten zu identifizieren. Daher sollten die Anforderungen sich nicht nur auf technische Spezifizierungen beschränken, sondern auch Aspekte der Unternehmenskultur berücksichtigen, um hochwertige Lieferanten zu identifizieren und zu qualifizieren.

Die Qualifizierung potentieller Lieferanten kann dabei auf verschiedene Weise stattfinden, wie etwa durch das Einbeziehen aktueller oder ehemaliger Supplier, Marktrecherchen, oder selbstständig eingegangene Lieferantenangebote. Ein detaillierter Qualifikationsprozess kann sehr zeitintensiv sein, stellt aber sicher, dass die Anbieter im folgenden kommerziellen Bieterprozess alle Vorgaben erfüllen.

Den Zeitaufwand zu Beginn des Prozesses auf sich zu nehmen, führt zu einer Zeitersparnis in späteren Phasen des Prozesses, in denen man sich somit nur noch auf die Verhandlung finaler Vertragsbedingungen fokussieren kann. Das Ergebnis des Qualifizierungsprozesses sollte eine Shortlist von 3 bis 5 Anbietern sein, welche im kommerziellen Bieterprozess in Wettbewerb treten.

Der Request for Proposal ist im Sprachgebrauch von Einkaufsbeteiligten meist nicht klar vom RFQ – Request for Quotation abgetrennt. In einem 3- Stufigen Prozess (RFI – RFP- RFQ) werden in dieser Phase erste kommerzielle Angebote der Shortlisted Supplier auf Basis der Kommunikation im Rahmen des RFI und ergänzenden Leistungsbeschreibungen (z.B. SLA´s – Service-Level-Agreements) eingeholt, bei denen die Zustimmung des Lieferanten für ein Zustandekommen eines Vertrages notwendig ist.

Ein RFX-Prozess mit dem RFQ- vorgelagerten RFP-Prozess bietet die Möglichkeit gewünschte Innovationen der Bieter in der finalen Anforderungsmatrix und somit im kommerziellen Bieterwettbewerb zu integrieren und die Prozesse der Preisbildung noch besser verstehen und berücksichtigen zu können.

Für die Lieferanten bietet dieser Prozess die Möglichkeit, ihre Fähigkeiten zur Kostenreduktion und Produktoptimierung unter Beweis zu stellen. Für den Fall, dass von mehreren Lieferanten unterschiedliche Produktvarianten vorgestellt werden, ist es für den Einkäufer notwendig, genauere Angaben zu diesen Variationen zu erhalten. Nur so kann er sich anschließend unter Berücksichtigung der Umsetzbarkeit für die beste Variante entscheiden.

Wichtig bei unterschiedlichen Produktspezifikationen ist auch, dass die Anforderungen der Bedarfsträger sich tatsächlich an den Anforderungen des eigenen Unternehmens und nicht an den Spezifikationen eines Lieferanten orientieren. Falls es sich um die Neu-Ausschreibung eines bereits bezogenen Produkts handelt, sollte auch der mögliche Aufwand eines Wechsels berücksichtigt werden. Gerne wird dieser aber auch als Pauschalargument gegen eine aufwändige, aber sinnvolle Kostenoptimierung verwendet.

Der letzte Schritt des RFX-Prozesses ist die RFQ-Phase, in welcher die Einkäufer Angebote der vorselektierten Produzenten meist im Rahmen einer formellen Ausschreibung einholen. An dieser Stelle werden keine Veränderungen an den Anforderungen mehr vorgenommen, da diese bereits während des RFP vollständig optimiert wurden. Auf Grundlage der Ausschreibungsergebnisse erfolgen dann die finalen kommerziellen und vertraglichen Verhandlungen i.d.R. mit dem günstigsten Anbieter.