16.12.2024

Vertragsüberarbeitung in IT-Betrieben

In der modernen Geschäftswelt bilden gründliche und strukturierte Verträge zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer die Grundlage eines stabilen und sicheren IT-Betriebs. Diese Verträge legen nicht nur die erbrachten Leistungen fest, sondern schaffen auch klare Spielregeln für die Zusammenarbeit, die Einhaltung von Service-Levels und rechtliche Absicherung.

 

Deshalb ist ein entscheidendes Element des IT-Vertragsmanagements die „Vertragsüberarbeitung“. Vertragsüberarbeitungen sind notwendig, um sicherzustellen, dass Verträge den Status Quo und Anforderungen des IT-Betriebs widerspiegeln. Dies ist besonders relevant, wenn ein Vertrag neu aufgesetzt wird, beispielsweise bei einer Laufzeitverlängerung oder einem Dienstleisterwechsel. Vertragsüberarbeitungen sind außerdem notwendig, wenn einzelne Leistungsscheine oder das gesamte Vertragswerk aufgrund regulatorischer Veränderungen oder technischer Anpassungen aktualisiert werden müssen.

 

In einer Zeit, in der vollständige Compliance – etwa IT-Security oder firmeninterne Richtlinien – auch bezüglich Stakeholder-Anforderungen an Bedeutung gewinnt, wird die sorgfältige Vertragsüberarbeitung immer wichtiger. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre IT-Verträge den sich wandelnden Strukturen im IT-Betrieb (z.B. Cloud-Technologien oder die Verkürzung von Lebenszyklen) und regulatorischen Rahmenbedingungen gerecht werden.

Wichtige Faktoren für eine erfolgreiche Vertragsüberarbeitung

Eine erfolgreiche Vertragsüberarbeitung hängt von mehreren entscheidenden Faktoren ab:

 

  • Einsatzbereitschaft beider Vertragsparteien
  • Bestimmung eines Vertragsteams und die Festlegung von Verantwortlichkeiten auf Seiten des Auftraggebers und Auftragnehmers
  • Ressourcen der Stakeholder: Welche Ressourcen der Stakeholder führen zu einer erfolgreichen und effizienten Vertragsüberarbeitung und -prüfung? Hier müssen sowohl monetäre als auch personelle Ressourcen sorgfältig geplant werden
  • Relevante Stakeholder: Welche Abteilungen sind in den Prozess involviert und spielen eine entscheidende Rolle?
     
    • Einkauf: Key-Stakeholder, Preisverhandlung, Einkaufsprozesse
    • Providermanagement: steuernde Rolle, die später mit dem Vertrag arbeiten muss
    • Fachbereiche: stellen wichtigen Input zur Verfügung und prüfen die technischen Änderungen und Anforderungen
    • Datenschutz und Recht: Stellen die Konformität des Vertragswerks sicher
    • Management: Zu informieren und hat die Entscheider-Rolle bei Änderungen à Anforderungen an ein neues Vertragswerk können eingesteuert werden und finale Unterzeichnung des Vertrags liegt beim Management

Diese Funktionen werden beim Auftraggeber, sowie dem Auftragnehmer benötigt. Die Stakeholder müssen transparent an alle Parteien kommuniziert werden, und Entscheidungshoheiten sollten klar definiert sein, um Verzögerungen und Missverständnisse zu vermeiden.

 

Der grobe Prozess einer Vertragsüberarbeitung

 

  1. Bedarfsabfrage bei den Fachbereichen und Fachansprechpartnern
  2. Inhaltliche Strukturierung, Abstimmung und Prüfung des Vertrags
  3. Verhandlungen: Hier kann die Durchführung eines Benchmarks hilfreich sein
  4. Management- bzw. Sponsoren-Einbindung
  5. Genehmigung durch das Management und Unterschrift des Vertrags

 

Was ein gutes Vertragswerk leisten kann und sollte

 

Ein gutes Vertragswerk erfüllt mehrere Funktionen, die weit über die bloße Leistungsbeschreibung hinausgehen:

 

  1. Durch durchdachte SLA- und KPI-Konzepte dient er als Steuerungsinstrument für einen effizienten IT-Betrieb
  2. Es kann als Nachschlagwerk der vertraglich vereinbarten Leistungen im Betrieb genutzt werden
  3. Das Vertragswerk bildet die rechtliche Grundlage für Ansprüche, Auseinandersetzungen und Pönale

 

 

Grafik einer Rahmenstruktur bei einer Vertragsüberarbeitung.

Best Practices von IT-Verträgen

Um den IT-Betrieb langfristig abzusichern, sollten Unternehmen auf bewährte Praktiken bei der Struktur ihrer IT-Verträge setzen:

 

Eine standardisierte und einheiliche Struktur: Eine klare Vertragsstruktur in harmonisierten Leistungsscheinen erleichtert die Vertragsnutzung. Der Vertrag bleibt ein lebendes Dokument, das trotz langer Laufzeiten schnell auf Veränderungen reagieren kann. Eine bewährte Vertragsstruktur ist hier links dargestellt:

Die wesentlichen Elemente eines Vertragsdokument sind der Rahmenvertrag, der Rahmenleistungsschein und die Leistungsschiene:

 

  • Rahmenvertrag: Das juristische Rahmenwerk, in dem regulatorische und aufsichtsrechtliche Anforderungen definiert sind. Wichtig ist hier die Aktualität der Regulatorik, die meist über den Unternehmensstandard für alle Dienstverträge gültig ist. Änderungen davon sind meist mit den juristischen und compliance Funktionen des Unternehmens abzustimmen.
  • Rahmenleistungsschein: Regelt übergreifende fachliche Aspekte wie die Governance-Struktur, die allgemeine Prozess-Struktur, Performance-Steuerungselemente (SLA-Struktur, Pönale) und IT-Sicherheitsstandards. 
    Dabei gilt folgendes zu beachten:
    • In Governance-Modellen sollten strategische, taktische und operative Ebenen und deren Ansprechpartner aufgenommen werden.
    • Prozessvorgaben sind auf Standards wie ITIL aktuell zu halten.
    • SLA-Vorgaben bilden später die Grundlage für eine sinnhafte Pönalregelung und sollten die Kritikalität der einzelnen Services widerspiegeln.
    • Reporting-Strukturen stellen u.a. die Datengrundlage der SLAs dar und ermöglichen die transparente Steuerung des Betriebs.
  • Leistungsscheine: Beschreiben spezifische Leistungen und enthalten detaillierte Informationen zu SLAs, Pönalregelungen und zum Reporting: hier wird durch die Tiefe der Detaillierung in der Leistungsbeschreibung der Freiheitsgrad des Dienstleisters beschrieben (Outsourcing vs. Outtasking). Anlagen zu den Leistungsscheinen können Betriebshandbücher und Prozesshandbücher sein, die anderen Aktualisierungsprozessen unterliegen als die Vertragswerke. 

Welche Leistungen bietet Intero Consulting für Ihr IT-Vertragsmanagement an?

Intero Consulting verfügt über umfassende Erfahrung in der Vertragsüberarbeitung und -verhandlung. Unsere Experten kennen die kritischen Themen und entwickeln gemeinsam mit den Providermanagement-Funktionen Best Practices für Ihr Unternehmen:

 

  • Standardisierte Bewertung des Outsourcing-Vertrags und der Auslagerung (wesentliche Auslagerung vs. nicht-wesentliche Auslagerung)
  • Unterstützung bei der Ausbalancierung von regulatorischen Anforderungen und der operativen Umsetzung, bei der auch zukünftig wichtige Regulatorien beachtet werden
  • Sicherstellung eines anwendbaren Vertragswerkes mit sinnvollen Anforderungen, die dem Betrieb entsprechen
  • Mehrjährige Erfahrung bei der Verhandlung von Verträgen, im operativen IT Betrieb, sowie bei der Durchführung von Benchmarks

 

Mit unserer langjährigen Erfahrung und fundierten Kenntnissen in der Vertragsgestaltung sorgen wir dafür, dass Ihr Vertragswerk nicht nur rechtlich korrekt, sondern auch für den täglichen IT-Betrieb optimal geeignet ist.

 

Kontaktieren Sie uns gerne für eine persönliche Beratung zu Ihrem IT-Vertragsmanagement!

 

Ihre Ansprechpartner für Vertragsüberarbeitung

Dominik Sachse

Partner
Dies ist ein Porträtfoto von Nadine Göppel.

Nadine Göppel

Principal
Portrait von Sofia Guerrero

Sofia Guerrero Mercado

Senior Consultant

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