IT-Kosten verstehen - mithilfe von Data Analytics

Das lernt man in der Kindheit aus der Sesamstraße und es ist etwas Wahres daran. Doch ob man eine zufriedenstellende Antwort bekommt oder sich auf die Suche danach macht, ist stark davon abhängig, die richtige Frage zu stellen.

Für Unternehmen spielen im Zeitalter von Digitalisierung und neuen Technologien IT-Kosten eine zentrale Rolle. Bezogen auf deren Steuerung ist die vermutlich häufigste Frage: „Wieso kostet dieser IT-Service so viel?“ Um hierauf eine fundierte Antwort zu haben, ist eine Detailanalyse notwendig, geleitet durch die richtigen Fragestellungen.

Doch warum sehen wir dann in der Realität, dass die richtigen Fragen, um IT-Kosten besser verstehen zu können, viel zu selten gestellt werden? Unsere Beobachtung zeigt, dass häufig die Informationsbasis fehlt, welche die entscheidenden Fragen aufwirft – nämlich eine Übersicht, über die gesamten verursachten Kosten pro IT-Service – die sogenannten Total Cost of Ownership (TCO).

Die Aufträge aus dem Top-Management zur Identifikation von Einsparpotential bei den IT-Kosten werden immer häufiger, wozu es notwendig ist, die Strukturen der IST-Kosten zu verstehen. Außerdem fordert der zunehmende Einsatz von Cloud-Technologien mit komplexen, verbrauchsbasierten Verrechnungsmodellen einen kontinuierlichen Blick auf die angefallenen Kosten, um nicht von einer intransparenten Kostenwelle überrollt zu werden.

Für IT-Services lassen sich fünf übergreifende Kostenkategorien identifizieren, die zur Erbringung notwendig sind:

In der Theorie klingt das Vorgehen, um die Total Cost of Ownership eines oder auch mehrerer IT-Services festzustellen, verhältnismäßig unkompliziert – angefallene Kosten den verursachenden IT-Services zuteilen. Die Praxis zeigt, dass das Wissen über die Kosten und Kostenflüsse im Finanzbereich und das Wissen über die Struktur und (technische) Abhängigkeiten in der Produktionskette eines IT-Services in der IT-Abteilung angesiedelt ist. Zwei Felder, die thematisch weit auseinanderliegen, was zu Herausforderungen führt. Die Interessen der Mitarbeiter der jeweiligen Abteilungen haben begrenzte Schnittmengen, die relevanten Daten werden in unterschiedlichen Systemen verwaltet und in der Vergangenheit war eine oberflächliche Zusammenarbeit in vielen Unternehmen eher die Regel. Essenziell ist, die richtigen Wissensträger im Unternehmen zu identifizieren und zusammenzubringen, um eine möglichst verursachungsgerechte Verteilung auf die einzelnen IT-Services vornehmen zu können. Daher sollte ausreichend Zeit sowie alle relevanten Stakeholder für die Ausarbeitung eines Konzepts zur Kostenverteilung eingeplant werden.

Dabei hat die Nutzung von Data Analytics-Werkzeugen wie PowerBI entscheidende Vorteile bei dem Thema TCO:

Dadurch wird der Aufwand, die notwendigen Daten zu sammeln und aufzubereiten, zentralisiert, wodurch eine übergreifende Brücke zwischen Finanzen und IT gebaut wird und die einzelnen Fachabteilungen entlastet werden. Diese können sich stattdessen mit der inhaltlichen Analyse der Zahlen aus den Dashboards beschäftigen und die für die Verbesserung des Unternehmens richtigen Fragen stellen oder beantworten.

Behalten Sie Ihre IT-Kosten im Blick und machen Sie Ihr Unternehmen fit für die Zukunft. Wir unterstützen Sie gerne mit unserer Erfahrung zum Thema TCO bei der Hebung des Potenzials versteckter Datensätze in Ihrer IT.