Zum Hauptinhalt springen

Kostenallokation und Leistungsverrechnung

Service-Einheiten in Konzernen stehen häufig vor der Frage: Wie lassen sich akzeptable Service-Preise für den (internen) Kunden bei gleichzeitiger adäquater Kostenzuordnung erreichen? Schnell wird klar, dass diese Frage kein Feierabend-Puzzle für gelangweilte Controller ist, sondern von essentieller Bedeutung für die Profitabilitätssteuerung im Unternehmen. Wir zeigen Ihnen Wege zur Transparenz auf.

Viele Service-Einheiten in Konzernen von der IT bis hin zum Einkauf sehen sich täglich dem Spannungsfeld zwischen der vom Management getriebenen Umsetzung strategischer Projekte und den finanziellen Erwartungen der internen Abnehmer bei der Leistungsverrechnung ausgesetzt. Ein tragfähiger Ausgleich zwischen diesen Interessen setzt zwingend eine hohe Kostentransparenz voraus, um die richtigen Anreize setzen zu können. Mit unserer langjährigen Erfahrung unterstützen wir Sie gerne bei der Analyse und Optimierung Ihrer Verrechnungssystematik.

Problemstellung

  • Strategische Zielvorgaben der Konzernsteuerung an die Service-Einheiten sind in vielen Fällen nicht a priori im Einklang mit bestehenden Kostenplanungen und Verrechnungsmodellen.
  • Interne Kunden haben häufig eigene Kostensenkungsziele, dies erzeugt einen hohen Druck nicht nur auf externe Lieferanten, sondern vor allem auf interne Service-Einheiten.
  • Auch ohne Kostensenkungsziele stoßen interne Verrechnungspreise häufig auf nur geringe Akzeptanz bei internen Kunden, als Ergebnis fehlender Kostentransparenz und schwer nachvollziehbarer Zurechnungen.

Lösungsansätze

  • Gemeinsam definieren wir das angestrebte Ziel anhand der Maturity-Level.
  • Intero Consulting unterstützt Sie bei der Analyse der anfallenden Kosten, der Identifizierung von Kostentreibern sowie der sachgerechten Zuordnung auf verschiedene Services.
  • Auf dieser Basis ermitteln wir adäquate Zielpreise bzw. Verrechnungsvorschriften für Ihre Leistungen unter zusätzlicher Berücksichtigung externer Einflussfaktoren (z.B. Steuereffekte bei internationaler Verrechnung).
  • Zudem begleiten wir Sie bei der Vorbereitung der Kommunikation von Kostenstruktur und Preismodell an interne Kunden und das Top Management.

Maturity Level Kostenverrechnung

Als Kenngröße für den Reifegrad der Kostenverrechnung in einem Unternehmen, hat Intero Consulting auf Basis der Projekterfahrung Maturity-Level definiert. Diese helfen bei der Auswahl des gewünschten Reifegrads um für jedes Unternehmen das ideale Verhältnis von Komplexität und Transparenz zu finden. Auf dieser Basis kann die Unternehmenssteuerung effizient gestaltet werden.

Klicken Sie sich durch um mehr über die einzelnen Level zu erfahren.

Non-Existent Level

Beschreibung

Keine Kostenallokation vorhanden, Primärkosten werden Kostenstellen zugeordnet

Ergebnis

Steuerung der Organisation

  • Primärkostenziele 

Basic Level

Beschreibung

Tragfähigkeitsprinzip: Kostenverteilung mit fixen / dynamischen Verteilschlüsseln gemäß Primärkosten

Ergebnis

  • Basis-Transparenz geschaffen

Steuerung der Organisation

  • Primärkostenziele

Advanced Level

Beschreibung

Durchschnittskostenprinzip: Kostenverteilung mit fixen / dynamischen Verteilschlüsseln gemäß Kostentreibern (Mengen)

Ergebnis

  • Ex-Post-Analyse der Profitabilität möglich​
  • Ansatzpunkte für die Steuerung können gefunden werden

Steuerung der Organisation

  • Vollkostenziele

Comprehensive Level

Beschreibung

Verrechnung auf Basis von definierten Preisen und monatlich erhobenen Mengen

Ergebnis

  • Planbarkeit und Steuerbarkeit
  • Vollständig verursachergerechte Verrechnung

Steuerung der Organisation

  • P&L-Ziele

Comprehensive Automated Level

Beschreibung

Automatisierte Verrechnung mit automatisiert erhobenen Mengen und definierten Preisen

Ergebnis

  • Planbarkeit, Steuerbarkeit​
  • Prozesseffizienz

Steuerung der Organisation

  • P&L-Ziele

Maßnahmen für die Erhöhung des Reifegrades

Unsere Erfahrung - Schritte zur Erreichung des nächsten Maturity Levels der Kostenverrechnung in Ihrem Unternehmen

Basic

  • Herstellung der Transparenz über Leistungsbeziehungen im Unternehmen​
  • Analyse und ggf. Überarbeitung der Kostenstellenstruktur​
  • Definition von Verrechnungszyklen​
  • Abbildung der Verrechnungszyklen im Finanztool (fix oder dynamisch)

Advanced

  • Analyse von Kostentreibern und Ableitung von geeigneten Metriken für ausgewählte Leistungsbeziehungen​
  • Überarbeitung der Verrechnungszyklen​
  • Ggf. Anbindung von Quell-Systemen für dynamische Datenlieferung der Mengen

Comprehensive

  • Einführung nur im Zuge des Budget-Planungsprozesses möglich ​
  • Erarbeitung eines Servicekatalogs mit differenzierten Produkten​
  • Erarbeitung von Richtlinien zur Preiskalkulation (Overhead, MwSt, Puffer, Margenziele,… )​
  • Berechnung von Preisen für das nächste Geschäftsjahr auf Basis von Planmengen und Plankosten  ​
  • Bei stark schwankenden Kosten ggf. dynamische Preise, um direkt unterjährig die Effekte abzubilden (reduziert dadurch die Planbarkeit!)​
  • Umsetzung der "Menge x Preis"-Verrechnung im Finanztool ​

Comprehensive Automated

Zusätzlich zu den Aktivitäten für Comprehensive​

  • Aufbau von Schnittstellen zu Quell-Systemen (z.B. Zeiterfassung, CMDB, …) für die monatliche Erhebung der Mengen​
  • Sicherstellung der Richtigkeit von Daten in den Quell-Systemen und Konsistenz zum Demand-Prozess
  • Ggf. Anpassung des Berechtigungskonzepts
  • Potentielles Hindernis: benötigte Daten ohne Quell-System ​

Ergebnisse

  • Die neu gewonnene Transparenz über Kostentreiber und Kostenstruktur ermöglicht Ihnen eine präzise Steuerung und eine angemessene Priorisierung der vorhandenen Ressourcen.
     
  • Eine gesteigerte Akzeptanz beim Management sowie auf Kundenseite führt zu angemessenen Zielen und verringerten Außenständen, so dass der Service wieder im Mittelpunkt Ihrer Tätigkeit stehen kann.
     
  • Die optimierte Verrechnungsstruktur ermöglicht es, konkurrenzfähige Preise zu verrechnen und die entsprechenden Services für (interne) Kunden attraktiver zu machen.

Fall-Beispiele

Fall-Beispiel 1

Aufbau IT-Kostenverrechnung für einen IT-Dienstleister mit Umsatz i.H.v. 10 Mio EUR p.a.

Im Rahmen des Ausbaus von Shared Services in einem deutschen Bankenkonzern wird der IT-Betrieb eines Tochterunternehmens in die Muttergesellschaft ausgelagert. Durch die Verlagerung wird die Konzernmutter zum IT-Dienstleister für ihre Tochterunternehmen mit einem geschätzten Jahresvolumen von 10 Mio. EUR Umsatz. Bisher erfolgt die IT-Kostenallokation auf Basis dynamischer Verteilschlüssel. Die Verrechnung der Kosten an die Tochterunternehmen soll kostendeckend sein.

Fall-Beispiel 2

3,9 Mio. EUR Einsparungen durch Aufbau eines automatisierten internen Leistungsverrechnungssystems

Im Rahmen des Ausbaus der Shared IT-Services bei einem deutschen Versicherungskonzern wird der IT-Betrieb zu einem Globalen IT-Dienstleister ausgelagert. Die IT-Services werden im Umfang eines mittleren zweistelligen Millionen-Betrags in Rechnung gestellt. Ziel ist dabei, die gesamten verrechneten Leistungen kostendeckend an die jeweiligen Abteilungen (Endnutzer) weiter zu verrechnen. Bisher erfolgte diese interne IT-Kostenallokation auf Basis von manuellen Weiterverrechnungen in Excel sowie manueller Dokumentationen per E-Mail.

Aufbau IT-Kostenverrechnung für einen IT-Dienstleister mit Umsatz i.H.v. 10 Mio EUR p.a.

Bei einer Anwendung der bestehenden Kostenverrechnung ist die Plan- und Steuerbarkeit der IT-Kosten über Abnahmemengen für die neuen externen Kunden nicht möglich. Zudem ist kein Risikopuffer bei schwankenden Abnahmemengen zur Kostendeckung der IT-Kosten vorhanden. Intero Consulting wird beauftragt die Kostenverrechnung auf Basis der neuen Anforderungen mit der Konzernmutter neu zu gestalten.

Wir entwickeln gemeinsam mit dem Kunden eine auf die neuen Anforderungen abgestimmte Kostenverrechnung auf Basis von Preisen und monatlichen Abnahmemengen. Dies ermöglicht eine Kostensteuerung für alle Kunden pro IT-Leistung. Die weiteren Anforderungen wie Kostendeckung & Transparenz erzielen wir über die Umsetzung folgender Lösungen:

  • Etablierung eines Standard IT-Service Katalogs für interne & externe Kunden
  • Definition von allgemeingültigen Service Pricing Standards mit Skalierbarkeit auf weitere Dienstleistungen
  • Entwicklung eines Risikopuffer zur Sicherstellung der Kostendeckung

Ansprechpartner

Lukas Meißner

Mail  LinkedIn

7% der jährlichen IT-Kosten durch Aufbau eines automatisierten internen Leistungsverrechnungssystems gesenkt

Bei einer Anwendung der bestehenden Kostenverrechnungssystematik zwischen den zwei Gesellschaften ist die Plan- und Steuerbarkeit der IT-Kosten sowie der Abnahmemengen für die bestellten IT-Services sehr schwierig sowie fehlerhaft. Intero Consulting wird beauftragt, den kompletten Weiterverrechnungsprozess in ServiceNow aufzubauen und diese Plattform mit SAP zu verknüpfen.

Wir entwickeln gemeinsam mit dem Kunden ein auf die neuen Anforderungen abgestimmtes Kostenverrechnungssystem auf Basis von definierten und jährlich neu zu kalkulierenden Preisen und monatlichen Abnahmemengen. Dies ermöglicht eine Kostensteuerung und-kontrolle für alle bestellten IT-Services sowie eine Vereinfachung durch Digitalisierung der internen Kostenverrechnung an die jeweiligen Kostenstellen. Das neu etablierte Kostenverrechnungssystem dient dazu, die fehlerhaften Verrechnungen sehr einfach zu erkennen. Die weiteren Anforderungen wie z.B. Kostendeckung und Transparenz werden durch die Umsetzung folgender Lösungen u.a. in ServiceNow erzielt:

  • Etablierung von Standard-Arbeitsplatz-Paketen für die Weiterverrechnung
  • Implementierung eines Home-Office sowie Flex-Office-Verrechnungsmodells
  • Einfache/Unkomplizierte Aufdeckung von Falschverrechnungen durch ServiceNow und Erstellung von Gutschriften bei Falschverrechnungen
  • Interner Verifikationsprozess für die weiterverrechneten Kosten auf Basis von Nutzern pro Abteilung sowie allgemeinen Abteilungskosten
  • Automatische Dokumentation und Archivierung der internen Verrechnungen sowie Umbuchungen
  • Erstellung eines Dashboards in ServiceNow für eine einfache Visualisierung der periodisch verrechneten Pakete

Ansprechpartnerin

Nadine Bühler
Mail  LinkedIn

Ihr Kontakt zum Thema

Stefan Leicht

Geschäftsführer & Partner

MailXingLinkedIn

Unsere weiteren Kompetenzen

Einkauf

Optimale Ergebnisse erzielen, aus jeder Verhandlungsposition

Kostensteuerung

Kosten verstehen und optimieren

Transformation

Erfolgreich kommunizieren und strategische Veränderung steuern

IT-Steuerung

IT-Betrieb sicherstellen und innovative Technologien nutzen