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Business Case und Projekt-Controlling

In vielen Projekten gibt es erhebliche Differenzen zwischen den anfangs definierten Erwartungen und den am Ende erzieltenErgebnissen, insbesondere im IT-Bereich. Dieses Phänomen hat viele Gründe: Von oftmals überzogenen Erwartungen und unrealistischenAnnahmen über technologische Fehleinschätzungenbis hin zuDefiziten in der Projektorganisation und der Umsetzung. Für das Controlling bedeutet dies Schwerstarbeit. Beim Business Case müssen frühzeitig die Annahmen auf ihren Realitätsgehalt untersucht, bei der Implementierung frühzeitig Abweichungen und ihre Ursachen angezeigt werden. Darüber hinaus müssen oftmals auch eigene Prozesse und Regeln für das Controlling definiert werden, um der besonderen Situation des Projekts gerecht zu werden.

Zu Recht wird vom Projekt-Controlling erwartet, dass bei ihm die wichtigsten Informationen über Projekt-Fortschritt und Mittelverbrauch zusammenlaufen. Gleichzeitig ist es seine Aufgabe, die operativen Prozesse am Laufen zu halten und einen reibungslosen Finanzfluss zu ermöglichen. Und es wird immer wieder dazu eingesetzt, kurzfristig wichtige Analysen durchzuführen, um ad-hoc-Anfragen aus dem Top Management zu beantworten. Diese anspruchsvolle und vielseitige Positionierung an mehreren Schnittstellen erfordert technische Expertise, einen guten Blick auf die Kernthemen des Projekts, eine gute Einschätzung des unternehmenspolitischen Umfelds und eine eingehende Kenntnis der Abläufe im Unternehmen. Intero Consulting kann auf der Basis zahlreicher Projekterfahrungen die Schwierigkeiten beurteilen und als versierter Partner ihre Arbeit deutlich erleichtern. 

Problemstellung

  • Viele Probleme entstehen schon bei der Erstellung des Business Case, wenn Annahmen getroffen werden, die nicht mit allen Beteiligten abgestimmt wurden oder von Personen getrieben wurden, die nach dem „Verkauf“ des Business Case neue Positionen übernehmen und nicht mehr für die Erfüllbarkeit verantwortlich gemacht werden können. 

  • Große Projekte erfordern eine hohe Flexibilität, um außerhalb des Rahmens etablierter Strukturen Fahrt aufzunehmen. Oftmals sind sie verknüpft mit neuen Abrechnungsmodellen gegenüber internen oder externen Kunden, erfordern neue IT-Strukturen und überfordern bestehende Accounting- und Controlling-Strukturen. 

  • Während der Anfangszeit herrscht oftmals – auch zu Recht – eine gewisse Toleranz gegenüber intransparenten Zahlenwerken und Anfangsschwierigkeiten in der Umsetzung. Allerdings muss frühzeitig zwischen anfänglichen Schwierigkeiten in der Umsetzung und der Lernphase und grundlegenden Fehlern unterschieden werden. Dies kann die Projektleitung nur leisten, wenn sie auf entsprechende Unterstützung zurückgreifen kann. 

Lösungsansätze

  • Einen realitätsnahen Business Case zu erstellen, erfordert exakte Transparenz der Annahmen und die Kalkulation mehrerer Szenarien, so dass zumindest deutlich wird, in welchem Ausmaß bestimmte Annahmen den Zielerreichungsgrad beeinflussen. Die Beeinflussbarkeit dieser Annahmen sowie mögliche Gegenmaßnahmen im Falle einer Nichterfüllung sollten ebenso eingehend geprüft werden. 

  • Die wenigsten Projekte können ihren Zeit- und Kostenplan halten. Umso wichtiger ist es, frühzeitig Abweichungen vom Plan zu erkennen und entsprechend flexibel neue, zu überprüfende Ziele zu setzen. Das setzt voraus, dass auch die Bereitschaft auf allen Seiten da ist, Abweichungen zuzulassen. 

  • Wichtig ist auch frühzeitig, die Erwartungshaltung der übrigen Unternehmensstruktur in die eigenen Ablaufprozesse einzubeziehen. Dies vermeidet, dass das Projekt durch Unternehmensregeln behindert wird und nicht die entsprechenden Prozesse umsetzen kann.

Ergebnisse

  • Eine realistischere und für alle Bereiche frühzeitigere Transparenz bezüglich der möglichen Auswirkungen bei fehlerhaften Annahmen des Business Case erleichtern die unternehmensinterne Kommunikation und bieten die Möglichkeit, rechtzeitig über alternative Handlungswege nachzudenken.

  • Ablaufprozesse im Projekt-Controlling, die je nach Situation in das bisherige Unternehmensgefüge passen und der Projektstruktur gerecht werden. Dies vermeidet Reibungsverluste und ineffiziente Aufwände zu gleicher Zeit. 

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