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Vertrags- und Lieferantenmanagement

Wenn uns bei Kosten-Optimierungsprojekten ein engagierter Mitarbeiter darauf hinweist, dass z.B. ein Software-Wartungsvertrag fürs nächste Jahr gekündigt werden kann, sind wir erstmal begeistert. Häufig stellen wir allerdings kurz darauf fest, dass der Vertrag, der uns vorliegt, gar nicht aktuell – und die Kündigungsfrist für das nächste Jahr längst verstrichen ist. Eine Kündigung ist dann also erst in 12 Monaten wieder möglich – immerhin…

Unglücklicher Einzelfall? Leider nicht – in vielen Unternehmen sind die Vertragsdaten nicht up-to- date. Und damit fehlt eine wichtige Voraussetzung für eine erfolgreichen Neuverhandlung und eine gezielte Lieferantensteuerung. Auch im Supplier Management geht es darum nicht nur hin und wieder Meetings mit den wichtigen Lieferanten aufzusetzen. Es gilt sich auf steuerbare Lieferantenbeziehungen zu konzentrieren – und das genau zum Zeitpunkt, in dem wir die Hebel in der Hand halten.

Daher beginnt ein sinnvolles Vertrags- und Lieferantenmanagement mit einer Zieldefinition, um sich auf die richtigen Themen zu fokussieren:

    Zieldefinition

    1. Was ist die Warengruppenstrategie und welche Lieferantenthemen sind gemäß dieser zu priorisieren?
    2. Welche Lieferanten sind tatsächlich „strategisch“ im Sinne, dass ein enges und zeitaufwändiges Abstimmungsverhältnis mit ihnen Sinn ergibt? Natürlich pflegen viele Unternehmen u.a. mit den „Big4“ der Software-Hersteller ein strategisches Lieferantenverhältnis – Dennoch sollte man auch bei diesen Lieferanten hinterfragen, ob die gegebenen Einflussmöglichkeiten auf Vertrag, Leistung und Prozesse diese Bezeichnung rechtfertigen.
    3. Welche Anforderungen ergeben sich aus der Lieferantenlandschaft an das Vertragsmanagement und wieviel Aufwand ist hierfür gerechtfertigt.

    Zentrale Fragestellungen

    Aktualisierung und Sicherung der wichtigsten Daten - Ob dies mit einem Excel-Tool oder mit einem der marktgängigen Softwareprodukte erfolgt, ist erst einmal nebensächlich.

    Eine geeignete Basis liegt dann vor, wenn die zentralen Vertrags- und Lieferantendaten vorliegen und eine übergreifende Sicht hergestellt werden konnte, die alle Unternehmensbereiche umfasst und eben nicht nur einige wenige. So kann eine sinnvolle Priorisierung der wichtigsten Lieferanten erfolgen.

    Fokussierung auf wenige, wirklich wichtige Lieferanten, mit denen eine enge Abstimmung Sinn ergibt - Hier sind vor allem diejenigen Lieferanten im Fokus, die regelmäßig in Änderungen der Unternehmensprozesse eingebunden sind.

    Dazu gehören etwa IT-Service Provider und manche Consulting-Leistungen. Außerdem zählen hierzu auch häufig Lieferanten, welche in Innovationsprozesse des Unternehmens eingebunden sind, z.B. im technologischen Bereich.

    Im folgenden Lieferantenmanagement-Prozess sollte der Einkauf als Treiber und Steuerer die Funktion des übergreifenden Koordinators einnehmen – Dieser sollte nicht nur die Einzelinformationen konsolidieren, sondern auch rechtzeitig neue Themen anstoßen und in Konfliktfällen als Eskalationspartner intern zur Verfügung stehen. Dies erfordert zwar Kapazitäten – aber der Aufwand lohnt sich!

    Aufbau einer effektiven und effizienten Kommunikation mit dem Management und den anderen Unternehmensbereichen – Diese Kommunikation stellt sicher, dass der Lieferant nicht die Steuerung übernimmt.

    Aus Einkaufssicht ist es wichtig, dass die Hebel generell beim Einkauf liegen und das Top-Management nur im Rahmen einer vorher intern abgestimmten Verhandlungsstrategie eingreift.

    Zudem ist von Bedeutung, dass beim Design der Reports zu den Kommunikationsprozessen auf möglichst weitgehende Standardisierung zu achten – hierfür stehen verschiedene Datenauswertungstools, wie z.B. PowerBi zur Verfügung, die unnötige Aufwand ersparen.

    Unsere weiteren Kompetenzen

    Einkauf

    Optimale Ergebnisse erzielen, aus jeder Verhandlungsposition

    Kostensteuerung

    Kosten verstehen und optimieren

    Transformation

    Erfolgreich kommunizieren und strategische Veränderung steuern

    IT-Steuerung

    IT-Betrieb sicherstellen und innovative Technologien nutzen