Projektbeispiel zu Einsparinitiativen
In unserem Best Practice zeigen wir Ihnen anhand eines unserer Projekte für einen großen deutschen und internationalen Finanzdienstleister, wie eine Einsparinitiative erfolgreich umgesetzt werden kann.
Im Rahmen einer Warengruppen-übergreifenden Initiative zur Sachkostenreduzierung sollte im Bereich Software eine Maßnahme auf Basis einer definierten Baseline und mit einem klaren Einsparziel umgesetzt werden. Ziel des Projekts war, die Kosten im Bereich der „Non-Big4-Software“ zu optimieren und über 8 % gegenüber der Projekt-Baseline einzusparen.
Ausgangssituation
- Für die Umsetzung des Projekts „Non-Big4-Software“ wird ein Potential von 8-10 % Kosteneinsparung p.a. avisiert
- Das Projekt umschreibt ein Portfolio von >100 Softwareanbietern. Die Ist-Kosten belaufen sich auf einen mittleren zweistelligen Millionen Betrag
- Zur Finanzierung der Maßnahme werden < 10 % der geplanten Einsparsumme budgetiert
- Identifzierte Hebel zur Reduktion der Kosten sind v.a. Kündigung, Substitution, Konsolidierung, Bedarfsanpassung oder (Preis-) Verhandlung
Zielsetzung
- Projektziel ist die Reduktion der Kosten im fokussierten Softwaresegment um 8-10 % ab dem Folgejahr der Maßnahme
Out of Scope
- Out of Scope sind die „großen“ Anbieter für die bereits Software Asset Management Prozesse bestehen und/oder die separat behandelt werden (z.B. IBM, Microsoft, SAP, Oracle,…)
- Implementierung und Optimierung Software Asset Management
- Verträge mit ungeklärten lizenzrechtlichen Fragestellungen ohne Neubedarf bzw. Hebel zur Kostenreduktion
Verschiedene Hebel können zur Erzielung von Einsparungen angesetzt werden
| Hebel | Indikatoren | Beispiele | Bedingungen |
| Abkündigen der Wartung |
Nutzung von Supportleistungen Seltene Release-Wechsel (insbesondere bei Wartungen) |
Premium Support Nicht-Server-Produkte | Neuanlage der Bedingungen |
| Nachverhandlung der Wartungsgebühren | Lieferantenpositionierung im Unternehmen (möglichst Einzel-/ Einsteigerprodukt) |
Projekt-Management-Software Think-Cell, Adobe,… | Einbeziehung der Produktnutzer und -eigentümer |
| Konsolidierung von Software |
Verschiedene Produkte mit gleichen Funktionalitäten Schnittstellenunabhängigkeit | Zahlreiche Suiten/ kleinere Produkte | Kommunikations-absprachen im Unternehmen gegenüber Lieferanten |
| Änderung des Lizenzmodells/Neukauf |
Mehrere Lizenzsysteme/ Lizenzsystem-Wechsel Aufschlüsselung von ‚All-you-can-eat‘ Programmen | SW mit unterschiedlichen User-/ Server-Lizenzierungen | Management-Bereitschaft zur De-kommissionierung |
| Eigenentwicklung vs. Marktsysteme | Proprietäre Eigenentwicklungen | Business Insurance Systeme |
Projektablauf
Das Projekt beginnt mit der Analyse des Portfolios, parallel startet ein Pilot und die Umsetzung der Einzelmaßnahmen
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Initialisierung
Analyse
Pilot
Umsetzung
Initialisierungsphase
- Durchführung der Kick-off Kommunikation
- Identifikation der relevanten Ansprechpartner
- Übernahme der Baseline in Abstimmung mit der IT-Steuerung
- Identifikation und Erhebung der Verträge in Zusammenarbeit mit dem Einkauf und Lizenzmanagement
- Erfassung und Grobklassifizierung der Lizenz-/ Wartungsverträge in einer Vertragsdatei
Verträge erfasst und Verantwortliche ermittelt
- Vertragsdatei
- Kommunikationsplan
- Erste Priorisierung anhand von Einsparpotentialen
- Methodik/ evtl. Pilotauswahl
Analysephase
- Detailanalyse der Verträge hinsichtlich der relevanten Bewertungskriterien
- Identifikation möglicher Einsparungshebel je Vertrag
- Versand eines Fragebogens/ Durchführung von Interviews bei Produktverantwortlichen
- Priorisierung hinsichtlich geschätzter Einsparpotentiale auf Basis möglicher Hebel
- Identifikation möglicher Quick-Wins
- Vertragsende/ Kündigungsfristen
- Definition eines Meilensteinplans
Hebel und Potentiale identifiziert und Verträge priorisiert
- Priorisierte Vertragsliste
- Definierte Vorgehensweise/ Verhandlungsstrategie
- Meilensteinplan
Umsetzungsphase
- Feinanalyse des Vertrags
- Umsetzung möglicher Maßnahmen zur Erzielung von Einsparungen
- Umsetzen der Bedarfshebel (soweit realisierbar)
- Neuverhandlung von Verträgen, insbesondere der Preis- und Lizenzkonditionens sowie rechtlicher Details der Vertragsnutzung
- Reporting/ Tracking der KPIs und Nachhalten der Ergebnisse
Einzelmaßnahmen umgesetzt und Einsparungen erzielt
- Neuverhandelte Verträge
- Implementierte Ersatzlösungen/ Deinstallationen (bzw. übergebene Verantwortlichkeiten)
- Wiedervorlageliste
Unsere weiteren Kompetenzen
Kostensteuerung
Kosten verstehen und optimieren
Transformation
Erfolgreich kommunizieren und strategische Veränderung steuern
IT-Steuerung
IT-Betrieb sicherstellen und innovative Technologien nutzen
GRC
Governance, Risk und Compliance strategisch richtig aufsetzen und operativ nachverfolgen