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Einsparinitiativen Projektbeispiel

Ziel: Kostenoptimierung im Bereich der„Non-Big4-Software“ (>8 % auf die Projekt-Baseline)

Ausgangssituation

  • Im Rahmen einer Warengruppenübergreifenden Initiative zur Sachkostenreduzierung soll im Bereich Software eine Maßnahme auf Basis einer definierten Baseline und mit einem klaren Einsparziel umgesetzt werden
  • Für die Umsetzung des Projekts „Non-Big4-Software“ wird ein Potential von 8-10 % Kosteneinsparung p.a. avisiert
  • Das Projekt umschreibt ein Portfolio von >100 Softwareanbietern. Die Ist-Kosten belaufen sich auf einen mittleren zweistelligen Millionen Betrag
  • Zur Finanzierung der Maßnahme werden < 10 % der geplanten Einsparsumme budgetiert
  • Identifzierte Hebel zur Reduktion der Kosten sind v.a. Kündigung, Substitution, Konsolidierung, Bedarfsanpassung oder (Preis-) Verhandlung

Zielsetzung

  • Projektziel ist die Reduktion der Kosten im fokussierten Softwaresegment um 8-10 % ab dem Folgejahr der Maßnahme

Out of Scope

  • Out of Scope sind die „großen“ Anbieter für die bereits Software Asset Management Prozesse bestehen und/oder die separat behandelt werden (z.B. IBM, Microsoft, SAP, Oracle,…)
  • Implementierung und Optimierung Software Asset Management
  • Verträge mit ungeklärten lizenzrechtlichen Frage-stellungen ohne Neubedarf bzw. Hebel zur Kosten-reduktion

Verschiedene Hebel können zur Erzielung von Einsparungen angesetzt werden

Hebel Indikatoren Beispiele Bedingungen
Abkündigen der Wartung Nutzung von Supportleistungen

Seltene Release-Wechsel (insbesondere bei Wartungen)
Premium Support

Nicht-Server-Produkte
Neuanlage der Bedingungen
Nachverhandlung der Wartungsgebühren Lieferantenpositionierung im Unternehmen (möglichst Einzel-/ Einsteigerprodukt) Projekt-Management-Software

Think-Cell, Adobe,…
Einbeziehung der Produktnutzer und -eigentümer
Konsolidierung von Software Verschiedene Produkte mit gleichen Funktionalitäten

Schnittstellenunabhängigkeit
Zahlreiche Suiten/ kleinere Produkte Kommunikations-absprachen im Unternehmen gegenüber Lieferanten
Änderung des Lizenzmodells/Neukauf Mehrere Lizenzsysteme/ Lizenzsystem-Wechsel

Aufschlüsselung von ‚All-you-can-eat‘ Programmen
SW mit unterschiedlichen User-/ Server-Lizenzierungen Management-Bereitschaft zur De-kommissionierung
Eigenentwicklung vs. Marktsysteme Proprietäre Eigenentwicklungen Business Insurance Systeme  

Projektablauf

Das Projekt beginnt mit der Analyse des Portfolios, parallel startet ein Pilot und die Umsetzung der Einzelmaßnahmen

Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Initialisierung
Analyse
Pilot
Umsetzung

Initialisierungsphase

  • Durchführung der Kick-off Kommunikation
  • Identifikation der relevanten Ansprechpartner
  • Übernahme der Baseline in Abstimmung mit der IT-Steuerung
  • Identifikation und Erhebung der Verträge in Zusammenarbeit mit dem Einkauf und Lizenzmanagement
  • Erfassung und Grobklassifizierung der Lizenz-/ Wartungsverträge in einer Vertragsdatei

Verträge erfasst und Verantwortliche ermittelt

  • Vertragsdatei
  • Kommunikationsplan
  • Erste Priorisierung anhand von Einsparpotentialen
  • Methodik/ evtl. Pilotauswahl

Analysephase

  • Detailanalyse der Verträge hinsichtlich der relevanten Bewertungskriterien
  • Identifikation möglicher Einsparungshebel je Vertrag
  • Versand eines Fragebogens/ Durchführung von Interviews bei Produktverantwortlichen
  • Priorisierung hinsichtlich geschätzter Einsparpotentiale auf Basis möglicher Hebel
    • Identifikation möglicher Quick-Wins
    • Vertragsende/ Kündigungsfristen
  • Definition eines Meilensteinplans

Hebel und Potentiale identifiziert und Verträge priorisiert

  • Priorisierte Vertragsliste
  • Definierte Vorgehensweise/ Verhandlungsstrategie
  • Meilensteinplan

Umsetzungsphase

  • Feinanalyse des Vertrags
  • Umsetzung möglicher Maßnahmen zur Erzielung von Einsparungen
  • Umsetzen der Bedarfshebel (soweit realisierbar)
  • Neuverhandlung von Verträgen, insbesonder der Preis- und Lizenzkonditionens owie rechtlicher Details der Vertragsnutzung
  • Reporting/ Tracking der KPIs und Nachhalten der Ergebnisse

Einzelmaßnahmen umgesetzt und Einsparungen erzielt

  • Neuverhandelte Verträge
  • Implementierte Ersatzlösungen/ Deinstallationen (bzw. übergebene Verantwortlichkeiten)
  • Wiedervorlageliste

Unsere weiteren Kompetenzen

Einkauf

Optimale Ergebnisse erzielen, aus jeder Verhandlungsposition

Kostensteuerung

Kosten verstehen und optimieren

Transformation

Erfolgreich kommunizieren und strategische Veränderung steuern

IT-Steuerung

IT-Betrieb sicherstellen und innovative Technologien nutzen