Best Practice im Einkauf

Projektbeispiel zu Einsparinitiativen

In unserem Best Practice zeigen wir Ihnen anhand eines unserer Projekte für einen großen deutschen und internationalen Finanzdienstleister, wie eine Einsparinitiative erfolgreich umgesetzt werden kann.

Im Rahmen einer Warengruppen-übergreifenden Initiative zur Sachkostenreduzierung sollte im Bereich Software eine Maßnahme auf Basis einer definierten Baseline und mit einem klaren Einsparziel umgesetzt werden. Ziel des Projekts war, die Kosten im Bereich der „Non-Big4-Software“ zu optimieren und über 8 % gegenüber der Projekt-Baseline einzusparen.

Ausgangssituation

Für die Umsetzung des Projekts „Non-Big4-Software“ wird ein Potential von 8-10 % Kosteneinsparung p.a. avisiert
Das Projekt umschreibt ein Portfolio von >100 Softwareanbietern. Die Ist-Kosten belaufen sich auf einen mittleren zweistelligen Millionen Betrag
Zur Finanzierung der Maßnahme werden < 10 % der geplanten Einsparsumme budgetiert
Identifzierte Hebel zur Reduktion der Kosten sind v.a. Kündigung, Substitution, Konsolidierung, Bedarfsanpassung oder (Preis-) Verhandlung

Zielsetzung

Projektziel ist die Reduktion der Kosten im fokussierten Softwaresegment um 8-10 % ab dem Folgejahr der Maßnahme

Out of Scope

Out of Scope sind die „großen“ Anbieter für die bereits Software Asset Management Prozesse bestehen und/oder die separat behandelt werden (z.B. IBM, Microsoft, SAP, Oracle,…)
Implementierung und Optimierung Software Asset Management
Verträge mit ungeklärten lizenzrechtlichen Fragestellungen ohne Neubedarf bzw. Hebel zur Kostenreduktion

Verschiedene Hebel können zur Erzielung von Einsparungen angesetzt werden

Hebel	Indikatoren	Beispiele	Bedingungen
Abkündigen der Wartung	Nutzung von Supportleistungen Seltene Release-Wechsel (insbesondere bei Wartungen)	Premium Support Nicht-Server-Produkte	Neuanlage der Bedingungen
Nachverhandlung der Wartungsgebühren	Lieferantenpositionierung im Unternehmen (möglichst Einzel-/ Einsteigerprodukt)	Projekt-Management-Software Think-Cell, Adobe,…	Einbeziehung der Produktnutzer und -eigentümer
Konsolidierung von Software	Verschiedene Produkte mit gleichen Funktionalitäten Schnittstellenunabhängigkeit	Zahlreiche Suiten/ kleinere Produkte	Kommunikations-absprachen im Unternehmen gegenüber Lieferanten
Änderung des Lizenzmodells/Neukauf	Mehrere Lizenzsysteme/ Lizenzsystem-Wechsel Aufschlüsselung von ‚All-you-can-eat‘ Programmen	SW mit unterschiedlichen User-/ Server-Lizenzierungen	Management-Bereitschaft zur De-kommissionierung
Eigenentwicklung vs. Marktsysteme	Proprietäre Eigenentwicklungen	Business Insurance Systeme

Projektablauf

Das Projekt beginnt mit der Analyse des Portfolios, parallel startet ein Pilot und die Umsetzung der Einzelmaßnahmen

Jun

Jul

Aug

Sept

Okt

Nov

Dez

Initialisierung

Analyse

Pilot

Umsetzung

Initialisierungsphase

Durchführung der Kick-off Kommunikation
Identifikation der relevanten Ansprechpartner
Übernahme der Baseline in Abstimmung mit der IT-Steuerung
Identifikation und Erhebung der Verträge in Zusammenarbeit mit dem Einkauf und Lizenzmanagement
Erfassung und Grobklassifizierung der Lizenz-/ Wartungsverträge in einer Vertragsdatei

Verträge erfasst und Verantwortliche ermittelt

Vertragsdatei
Kommunikationsplan
Erste Priorisierung anhand von Einsparpotentialen
Methodik/ evtl. Pilotauswahl

Analysephase

Detailanalyse der Verträge hinsichtlich der relevanten Bewertungskriterien
Identifikation möglicher Einsparungshebel je Vertrag
Versand eines Fragebogens/ Durchführung von Interviews bei Produktverantwortlichen
Priorisierung hinsichtlich geschätzter Einsparpotentiale auf Basis möglicher Hebel
- Identifikation möglicher Quick-Wins
- Vertragsende/ Kündigungsfristen
Definition eines Meilensteinplans

Hebel und Potentiale identifiziert und Verträge priorisiert

Priorisierte Vertragsliste
Definierte Vorgehensweise/ Verhandlungsstrategie
Meilensteinplan

Umsetzungsphase

Feinanalyse des Vertrags
Umsetzung möglicher Maßnahmen zur Erzielung von Einsparungen
Umsetzen der Bedarfshebel (soweit realisierbar)
Neuverhandlung von Verträgen, insbesondere der Preis- und Lizenzkonditionens sowie rechtlicher Details der Vertragsnutzung
Reporting/ Tracking der KPIs und Nachhalten der Ergebnisse

Einzelmaßnahmen umgesetzt und Einsparungen erzielt

Neuverhandelte Verträge
Implementierte Ersatzlösungen/ Deinstallationen (bzw. übergebene Verantwortlichkeiten)
Wiedervorlageliste