Einsparinitiativen Projektbeispiel
Ziel: Kostenoptimierung im Bereich der„Non-Big4-Software“ (>8 % auf die Projekt-Baseline)
Ausgangssituation
- Im Rahmen einer Warengruppenübergreifenden Initiative zur Sachkostenreduzierung soll im Bereich Software eine Maßnahme auf Basis einer definierten Baseline und mit einem klaren Einsparziel umgesetzt werden
- Für die Umsetzung des Projekts „Non-Big4-Software“ wird ein Potential von 8-10 % Kosteneinsparung p.a. avisiert
- Das Projekt umschreibt ein Portfolio von >100 Softwareanbietern. Die Ist-Kosten belaufen sich auf einen mittleren zweistelligen Millionen Betrag
- Zur Finanzierung der Maßnahme werden < 10 % der geplanten Einsparsumme budgetiert
- Identifzierte Hebel zur Reduktion der Kosten sind v.a. Kündigung, Substitution, Konsolidierung, Bedarfsanpassung oder (Preis-) Verhandlung
Zielsetzung
- Projektziel ist die Reduktion der Kosten im fokussierten Softwaresegment um 8-10 % ab dem Folgejahr der Maßnahme
Out of Scope
- Out of Scope sind die „großen“ Anbieter für die bereits Software Asset Management Prozesse bestehen und/oder die separat behandelt werden (z.B. IBM, Microsoft, SAP, Oracle,…)
- Implementierung und Optimierung Software Asset Management
- Verträge mit ungeklärten lizenzrechtlichen Frage-stellungen ohne Neubedarf bzw. Hebel zur Kosten-reduktion
Verschiedene Hebel können zur Erzielung von Einsparungen angesetzt werden
| Hebel | Indikatoren | Beispiele | Bedingungen |
| Abkündigen der Wartung |
Nutzung von Supportleistungen Seltene Release-Wechsel (insbesondere bei Wartungen) |
Premium Support Nicht-Server-Produkte | Neuanlage der Bedingungen |
| Nachverhandlung der Wartungsgebühren | Lieferantenpositionierung im Unternehmen (möglichst Einzel-/ Einsteigerprodukt) |
Projekt-Management-Software Think-Cell, Adobe,… | Einbeziehung der Produktnutzer und -eigentümer |
| Konsolidierung von Software |
Verschiedene Produkte mit gleichen Funktionalitäten Schnittstellenunabhängigkeit | Zahlreiche Suiten/ kleinere Produkte | Kommunikations-absprachen im Unternehmen gegenüber Lieferanten |
| Änderung des Lizenzmodells/Neukauf |
Mehrere Lizenzsysteme/ Lizenzsystem-Wechsel Aufschlüsselung von ‚All-you-can-eat‘ Programmen | SW mit unterschiedlichen User-/ Server-Lizenzierungen | Management-Bereitschaft zur De-kommissionierung |
| Eigenentwicklung vs. Marktsysteme | Proprietäre Eigenentwicklungen | Business Insurance Systeme |
Projektablauf
Das Projekt beginnt mit der Analyse des Portfolios, parallel startet ein Pilot und die Umsetzung der Einzelmaßnahmen
Jun
Jul
Aug
Sept
Okt
Nov
Dez
Initialisierung
Analyse
Pilot
Umsetzung
Initialisierungsphase
- Durchführung der Kick-off Kommunikation
- Identifikation der relevanten Ansprechpartner
- Übernahme der Baseline in Abstimmung mit der IT-Steuerung
- Identifikation und Erhebung der Verträge in Zusammenarbeit mit dem Einkauf und Lizenzmanagement
- Erfassung und Grobklassifizierung der Lizenz-/ Wartungsverträge in einer Vertragsdatei
Verträge erfasst und Verantwortliche ermittelt
- Vertragsdatei
- Kommunikationsplan
- Erste Priorisierung anhand von Einsparpotentialen
- Methodik/ evtl. Pilotauswahl
Analysephase
- Detailanalyse der Verträge hinsichtlich der relevanten Bewertungskriterien
- Identifikation möglicher Einsparungshebel je Vertrag
- Versand eines Fragebogens/ Durchführung von Interviews bei Produktverantwortlichen
- Priorisierung hinsichtlich geschätzter Einsparpotentiale auf Basis möglicher Hebel
- Identifikation möglicher Quick-Wins
- Vertragsende/ Kündigungsfristen
- Definition eines Meilensteinplans
Hebel und Potentiale identifiziert und Verträge priorisiert
- Priorisierte Vertragsliste
- Definierte Vorgehensweise/ Verhandlungsstrategie
- Meilensteinplan
Umsetzungsphase
- Feinanalyse des Vertrags
- Umsetzung möglicher Maßnahmen zur Erzielung von Einsparungen
- Umsetzen der Bedarfshebel (soweit realisierbar)
- Neuverhandlung von Verträgen, insbesonder der Preis- und Lizenzkonditionens owie rechtlicher Details der Vertragsnutzung
- Reporting/ Tracking der KPIs und Nachhalten der Ergebnisse
Einzelmaßnahmen umgesetzt und Einsparungen erzielt
- Neuverhandelte Verträge
- Implementierte Ersatzlösungen/ Deinstallationen (bzw. übergebene Verantwortlichkeiten)
- Wiedervorlageliste
Unsere weiteren Kompetenzen
Einkauf
Optimale Ergebnisse erzielen, aus jeder Verhandlungsposition
Kostensteuerung
Kosten verstehen und optimieren
Transformation
Erfolgreich kommunizieren und strategische Veränderung steuern
IT-Steuerung
IT-Betrieb sicherstellen und innovative Technologien nutzen