Travel Management

Nichts geht über den direkten Kontakt mit Geschäftspartnern. Doch wo legt man die Grenze zwischen Notwendigem und Überflüssigen fest? 

Seit Jahren gibt es im Travel Management den Trend – insbesondere in Krisenzeiten – neue Reise(kosten)richt­linien (Travel Policies) zu erlassen oder Maßnahmen zu ergreifen, um deren oft laxe Umsetzung schärfer durchzusetzen. Zunehmend werden – aus unterschiedlichen Motiven heraus – Umweltaspekte in die Betrachtung miteinbezogen. Ansätze zur Nachfragereduktion (z.B. Videokonferenzen) werden von den Betroffenen kritisch gesehen und haben daher geringe Akzeptanz.

Reisekostenrichtlinien treffen im Regelfall eine Vorauswahl der zu nutzenden Verkehrsträger nach Entfernung (z.B. ab 400 km Entfernung ist eine Flugreise erlaubt). Etwaige Kostenvergleiche werden dabei lediglich auf Basis der Hauptverkehrsträgerkosten (z.B. Flug, Bahn) getroffen. Zusätzliche direkte Kosten wie (Taxi, ÖPNV, etc.) finden in der Praxis oft keine Berücksichtigung, obwohl diese z.T. einen signifikanten Anteil an den Gesamtkosten ausmachen und erheblich variieren. Prinzipiell müßten sogar indirekte Kosten (unproduktive Zeit) berücksichtigt werden.

Intero Consulting unterstützt Unternehmen bei der Konzeption und Umsetzung neuer Reisekostenrichtlinien auf unterschiedlichste Weise:

• Analyse der Ziele (Ökonomisch, ökologisch) und Konzeption der modifizierten Reiserichtlinien. Testen dieser Richtlinien auf Akzeptanz und Antizipation möglicher/typischer „Umgehungsmaßnahmen“, z.B.: „Zu-spät-buchen-zum-Lufthansa-Fliegen-müssen“)

• Durchführen von Verhandlungen mit Reiseanbietern, um bessere Konditionen zu verhandeln. Etablierung von Strukturen und Prozessen, um die Einhaltung der Richtlinien und Nutzung der Sonderkonditionen sicherzustellen

• Definition und Kommunikation der erarbeiteten Finalversion unter Vorwegname der Diskussion von „Maßnahmen mit Kulturschock“.

In jedem Fall ist es hilfreich durch entsprechende Tools die Umsetzung der Richtlinien zu erleichtern. Intero Consulting hat die Vision eines Reisebuchungs-Tools entwickelt, das sich wie folgt kurz beschreiben läßt:

• Ziel ist die Etablierung einer Nutzer-individualisierten Plattform zur Information, Buchung und Verwaltung seiner Geschäftsreisen. Die Auswahl der zu nutzenden Verkehrsträger erfolgt nach Kosten-, Zeit- und Umweltaspekten gemäß der Reisekostenrichtlinie, die nicht standardisiert ist, sondern auf den jeweiligen Nutzer zugeschnitten ist (z.B. Mehrkostenakzeptanz). Hierdurch werden signi­fikante Prozeßkosteneinsparungen realisiert.

• Durch ein solches „Sustainable Travel Management“ wird ein Bewußtsein der Umweltimplikation des Buchungs­verhaltens („Awareness“) geschaffen. Anreize für ökonomisches und ökologisches Verhalten ergänzen das System.

• Auf Basis der Datenbank lassen sich ferner Kosteneinsparungen durch Reisekoordination erzielen (z.B. Bündelung Fahrten verschiedener Personen zum gleichen Ziel zu gleicher Zeit).

• 1-Beleg-Ansatz: Ziel ist zudem, dem Reisenden nur einen Beleg auszustellen, der Reisedaten, ggf. Bahn-Scancode, Taxi-„Paßwort“ zur Nutzung vorverhandelter Preise etc. enthält und so dem Kunden die Reise erleichtert.

• Gleichzeitig sollen hierdurch die Buchungsprozesse erleichtert werden, da die Transaktionen bereits „im System“ vorgemerkt sind und die Buchungen „nur“ gestartet werden müssen.