Standards & Richtlinien

Für Standards und Richtlinien sollte der Grundsatz gelten: „Soviel wie nötig, so wenig wie möglich“. Schief geht es immer dann, wenn versucht wird, auch den Detaillierungsgrad der Standards zu standardisieren, und/oder wenn Kommunikation und Nachhalten zu kurz kommen.

Die Definition, Kommunikation und Einhaltung von Richtlinien und Standards ist unbestritten einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren für Unternehmen. Durch falsche Vorgehensweisen werden allerdings in der Praxis nur selten die erwünschten Ziele erreicht. Häufigste Ursachen sind: 

• Falscher Aggregationsgrad: Oft werden unqualifzierten Kräften die Aufgaben nicht detailliert genug (ggf. jeder Handgriff) erklärt. Andererseits werden hochqualifizierte Mitarbeitern durch zu detaillierte – oder schlimmer: unsinnige – Vorgaben demotiviert oder deren Selbstorganisationsfähigkeit wird „abgetötet“. In der Folge scheitern die Mitarbeiter oft bei neuen, „ungeregelten“ Situationen

• Fehlende Konsequenz: Mitarbeiter halten oft (besonders bei innerer Ablehnung) neue Standards und Richtlinien nicht ein – insbesondere wenn weder deren Einhaltung noch deren Nichteinhaltung mit persönlichen Konsequenzen verbunden ist und sie mögliche Erfolge (z.B. Qualitätsverbesserung) nicht selbst erkennen können

• Mangelnde Kommunikation: Oft werden weder die Ziele noch die Ergebnisse von Maßnahmen klar kommuniziert. Die Mitarbeiter gewinnen den Eindruck „Da hat sich wieder einer in der Zentrale ein neues Formular einfallen lassen, weil er sonst nichts zu tun hat.“

Intero Consulting hat je nach Anforderung unterschiedliche Ansätze definiert, um zu einem optimalen Ergebnis zu kommen. Folgende Erfolgsfaktoren haben wir hierbei identifiziert:

• Definition und Kommunikation von Zielen, Vorgehensweisen und Erfolgen auf allen Ebenen

• Frühzeitige Einbindung  der Betroffenen, um inhaltliche Fehler und sinnlose Vorgaben zu vermeiden und den nötigen Detaillierungsgrad zu identifizieren. Berücksichtigung  anderer bzw. höherrangiger interner Standards sowie gesetzlicher Vorgaben

• Testen (sofern möglich) der entsprechenden Vorgaben im Rahmen eines Pilotprojektes bzw. mit Pilotanwendern, Etablierung eines kontinuierlichen Verbesserungsprozesses.

• Parallel: (Weiter-) Entwickeln und Bereitstellen von Tools etc., welche die Einhaltung für die Betroffenen konkret erleichtern (z.B. Adaptierung bestehender Workflow-Tools, Bibliotheken etc.)

• Konsequentes und nachhaltiges Durchsetzen und der neuen Vorgaben, bis diese „verinnerlicht sind“, und Beteiligung der Betroffenen am Erfolg

• Je nach konkreter Gegebenheit (Vorbereitung auf ISO-Zertifizierung, Definition von Prozessen für neue Geschäftsfelder, Harmonisierung nach Merger, Optimierung bestehender Prozesse) werden diese Faktoren bzw. der Schwerpunkt der Projektschritte individuell im Projekt angepaßt