Multiprojektmanagement

Operative Führungskräfte, insbesondere natürlich der COO, sind oft Multi-Projektmanager; der Aufbau eines Multiprojektmanagement-Offices ist daher ein wichtiger Faktor.

COOs und andere Top-Manager werden aufgrund der Vielzahl – oft bereichsübergreifender – zu betreuender Projekte zwangsläufig zu Multi-Projekt-Managern. Die jeweiligen Projekte werden häufig z.B. mit folgenden Merkmalen erfaßt

• Ressourcen-Aufwand und Kosten (extern/intern) – und zwar nach Abteilung oder evtl. Bottleneck-Ressourcen

• Erwartetes Investitionsergebnis (quantitativ/qualitativ)

• Anfangs- und Endzeitpunkt

• Abhängige oder vorbereitende andere Projekte

• Status des Projekts (on track, delayed, stopped bzw. Ampel grün/gelb/rot etc.)

Dennoch geraten viele Multiprojekte nach einer gewissen Zeit ins Stocken. Gründe dafür liegen nicht in der Richtigkeit der Planung, sondern eintretenden Eventualitäten. Meist verzögert sich die Erstellung von IT-Plattformen oder Applikationen – in diesem Fall müssen andere Projekte, die auf diesen Systemen aufsetzen, auf die Fertigstellung warten. Aufgabe des COOs bzw. seines verantwortlichen Projektmanagers ist daher die Früherkennung von potentiellen Verzögerungsherden, eine flexible Neu-Koordinierung von Zeitplänen und die Stellung einer Task Force zur Verstärkung benötigter Ressourcen im Bedarfsfall.

Im Idealfall wird der COO dabei durch ein Projektmanagement-Office unterstützt, das auf Basis entwickelter Kriterien Berichte vorab prüft, aggregiert, und den „Unterstützungsbedarf“ durch den COO feststellt. Die Aufgaben hierbei sind in der Regel:

• Projekt-Koordination: Inhaltliche und zeitliche Abstimmung zwischen den Einzel­pro­jekten zur Berücksichtigung projektübergreifender Interdependenzen, kritischer Pfade, Konflikte etc. Insbesondere Szenario-Analysen können hier helfen, unvorhergesehene Situationen zu vermeiden

• Qualitätssicherung: Überprüfung der inhaltlichen Themenstellungen (zusammen mit Experten)

• Budget-  und Zeitkontrolle: Überprüfung der jeweiligen (Einzel-) Projekt­fortschritte inkl. Frühindikation möglicher Probleme bzw. Abschätzung von Budget- oder Zeitüberschreitungen

Im Idealfall können diese die Planungen sowie Szenarienkalkulationen durch ein Tool unterstützt werden. Die Kunst besteht darin, dies auf Basis flexibler Regeln durchzuführen, um Gesamtveränderungen in der Aufstellung der Multiprojekte gerecht zu werden.